Avis relatif à la protection des renseignements personnels

1. Pourquoi cet avis ?

Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par l’Institut Mallet afin de protéger les renseignements personnels qui sont recueillis dans le cadre de ses activités.

2. Quels renseignements personnels collectons-nous et à quelles fins ?

L’Institut Mallet collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, incluant des renseignements relatifs à votre identité, des renseignements relatifs à votre participation à nos évènements, des renseignements sur les dons que vous faites à l’Institut Mallet, des renseignements sur nos sondages de satisfaction ainsi que des renseignements sur les interactions numériques.

L’Institut Mallet collecte, utilise et communique vos renseignements personnels aux fins auxquelles vous avez consenties ou permises par la loi.

La liste ci-dessous décrit de manière générale, mais sans s’y limiter, les fins pour lesquelles l’Institut Mallet collecte vos renseignements personnels, à savoir pour :

• Organiser des activités de formation destinées au public (sommets/conférences);
• Gérer la relation avec les bénévoles et les candidats à l’emploi;
• Communiquer avec vous par la poste ou par courriel et répondre à toute communication que nous recevons de votre part;
• Communiquer du contenu promotionnel et informatif via notre bulletin et via le canal Ma Veille;
• Gérer les sites Web de l’Institut Mallet;
• Réaliser des sondages de satisfaction;
• Gérer des dons que nous pouvons recevoir occasionnellement du public et remettre des reçus de dons de bienfaisance;
• Confirmer l’identité et vérifier l’exactitude des renseignements personnels fournis dans les demandes et les mettre à jour;
• Rencontrer nos obligations réglementaires et légales;
• Assurer la sécurité de nos communications et de nos systèmes pour prévenir les menaces de sécurité et les détecter.

3. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils collectés ?

3.1. Directement auprès de vous

La plupart des renseignements personnels que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment, lorsque vous :

• Communiquez avec nous (en personne, par téléphone, par courriel, etc.);
• Souscrivez à l’infolettre ou au canal Ma Veille de l’Institut Mallet;
• Participez à nos évènements de formation (sommets/conférences);
• Répondez à nos sondages;
• Fournissez des commentaires ou une demande via notre formulaire d’information sur notre site Internet.

3.2. Auprès de tiers

L’Institut Mallet peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi.

3.3. Par l’entremise de nos sites Web et services en ligne

L’Institut Mallet est également susceptible de recueillir des renseignements personnels lorsque vous visitez nos sites Web.

Sous réserves des exigences applicables relativement au consentement à la collecte par l’entremise d’un service ou d’une solution technologique, l’adresse IP utilisée par votre appareil pour vous connecter est automatiquement collectée lorsque vous accédez aux sites Web de l’Institut Mallet.

L’Institut Mallet et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent également recueillir d’autres renseignements concernant l’utilisation qui est faite de ses sites Web, et ce, par l’utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ».

4. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels ?

L’Institut Mallet collecte, utilise et communique vos renseignements personnels à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, ou sans votre consentement, dans certains cas prévus par la loi, tel que dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle.

Vous pourrez retirer, en tout temps, votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient utilisés par l’Institut Mallet à des fins secondaires.

5. À qui sont communiqués vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de l’Institut Mallet qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Les catégories de tiers à qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels sont les suivants :

• Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
• Nos fournisseurs de services, dont les fournisseurs de services publicitaires et les prestataires de solutions technologiques;
• Les autorités de poursuite criminelle et pénale, si nous détenons des renseignements personnels à l’égard d’une personne qui a commis une infraction et dont les renseignements personnels sont nécessaires afin d’exercer une poursuite contre elle;
• À la Commission d’accès à l’information et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.

6. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps ?

L’Institut Mallet a recours à des installations et à des prestataires de services permettant d’assurer la conservation de vos renseignements personnels de façon sécuritaire de façon à préserver leur confidentialité.

L’Institut Mallet conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables.

7. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels ?

L’Institut Mallet applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels et qui permettent de les protéger contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée, conformément à la législation applicable.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

L’Institut Mallet respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

• Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que l’Institut Mallet a collecté sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire.
• Portabilité : Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés sur vous.
• Cessation de la diffusion et désindexation : Vous pouvez exiger que l’Institut Mallet cesse de diffuser vos renseignements personnels ou désindexe tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à vos renseignements personnels.

9. Que faire si j’ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels?

Toutes questions à l’égard de vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans l’Avis devront être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Qui est responsable d’assurer la protection de mes renseignements personnels au sein de l’Institut Mallet ?

Le responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

Adresse postale : 945 rue des Sœurs de la Charité QUEBEC QC G1R 1H8

Adresse courriel : info@institutmallet.org

11. Cet avis peut-il être modifié et si oui, est-ce que j’en serai avisé ?

L’Institut Mallet peut périodiquement modifier le contenu de cet Avis. Le cas échéant, un avis sera affiché sur les sites internet de l’Institut Mallet et au sein de nos outils de communication